Die eAkte kommt: Das Jobcenter Landkreis Nordhausen löst die
klassische Aktenverwaltung ab und nutzt ab November die elektronische
Akte. Ziel dieser papierlosen Akte ist es, die Arbeitsabläufe im
Jobcenter zu verbessern und zu vereinfachen, sowohl für die Kunden
als auch für die Mitarbeiter. Das Jobcenter wird so zu einem
papierarmen Dienstleister. „Die Vorteile für unsere Kunden liegen
auf der Hand: Die Wartezeiten werden sich noch weiter verkürzen und
es wird möglich sein, Auskünfte noch schneller als bislang zu
erteilen“, sagt Heiko Röder, Geschäftsführer des Jobcenters.
Elektronische Aktenführung heißt, dass die eingehende Kundenpost
gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Dabei hat der
Datenschutz höchste Priorität: Die Dokumente können immer nur die
Jobcenter-Beschäftigten einsehen, die den jeweiligen Kunden betreuen
und das individuelle Anliegen bearbeiten. Durch die eAkte können
Mitarbeiter Fragen der Kunden in der Regel schneller beantworten,
denn die Akte ist sofort auf den Bildschirmen verfügbar. „Bei den
papiergebundenen Akten kam es immer wieder vor, das sie gerade im
Haus unterwegs waren und erst aus einer anderen Ablage geholt werden
mussten. Jetzt sind die Informationen immer sofort im Computer
verfügbar“, so Heiko Röder. „Ziel der neuen eAkten ist es daher
auch, die Bearbeitungszeiten zu senken, denn es müssen
beispielsweise nicht länger Akten transportiert oder aus unserem
umfangreichen Aktenarchiv herausgesucht werden.“
Auf dieses meterlange Archiv wird sich die neue eAkte natürlich
perspektivisch auch auswirken: Eine durchschnittliche Akte von Kunden
eines Jobcenters umfasst etwa 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit
lagern damit zurzeit insgesamt fast 5 Milliarden Blatt Papier in den
Jobcentern. Ohne die eAkte würden jeden Tag rund 1,8 Millionen Blatt
hinzukommen. Die elektronische Akte hilft also dabei, diese
Papierflut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch
Lagerkapazitäten im Jobcenter einzusparen. Zugleich ist die
elektronische Aktenverwaltung ein wesentlicher Grundbaustein für
kundenfreundliche Online-Angebote der Zukunft.
Für die Kunden ändert sich nichts. Sie können weiterhin wie
gewohnt ihre Anliegen auch per Brief an ihr Jobcenter senden.
Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung acht Wochen
aufbewahrt und danach gemäß der Datenschutzrichtlinien vernichtet.
Deshalb sollten in der Regel nur Kopien eingereicht werden und
Originale nur dann, wenn diese ausdrücklich angefordert werden.
Die ersten Vorbereitungen, um die eAkte einzuführen, haben in
Nordhausen schon im Frühjahr begonnen. So hat das Jobcenter
beispielsweise seine Mitarbeiter geschult und auch die erforderlichen
IT-Maßnahmen umgesetzt. Die Bundesagentur für Arbeit verwaltet
seine Akten schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit sowie den
Familienkassen elektronisch. Erste Modellerprobungen der eAkte in
Jobcentern gab es 2015. Bis Mitte des kommenden Jahres wird nun die
elektronische Akte nach und nach in allen 303 Jobcentern in
Deutschland eingeführt, die die Bundesagentur gemeinsam mit den
Kommunen betreiben.
Eine Mitteilung der Agentur für Arbeit Nordhausen am 26.Okt. 2017
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